Hoe lang boekhouding bewaren?

Hoe lang boekhouding bewaren? Een vraag die we veel horen. Wanneer je onderneemt, ben je wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten en regelmatig bij te houden en als ondernemer goed te bewaren. Veel ondernemers zien hier vaak tegen op maar als de administratie goed is ingericht kan dat van belang zijn bij een goede belastingaangifte Vaak stellen klanten ons de vraag: “hoe lang moet je boekhouding bewaren” en waarom is dit noodzakelijk. We leggen je alles uit in deze blog over het bewaren van de boekhouding.

Het belang van de bedrijfsadministratie bewaren

Waarom is de bedrijfsadministratie bewaren zo belangrijk? Wanneer de administratie niet volledig is of wanneer er zaken missen die de administratie verder onderbouwd kan dat vervelende gevolgen hebben. De belastingdienst bijvoorbeeld kan dan zelf de omzet en winst vaststellen en daarover de verschuldigde belasting berekenen. Wanneer u als ondernemer hier dan bezwaar tegen wil maken en het niet eens bent, zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet ‘omkering van bewijslast’.
Het is dus van belang dat een duidelijk (real time) overzicht hebt van uw administratie. Voor al onze klanten houden we op dag basis alles bij. We hebben alle processen zo ingericht dat we missende informatie direct opvragen bij de ondernemer zodat er bij vragen van de belastingdienst direct antwoorden gegeven kunnen worden.

Wanneer u geen duidelijke overzichten hebt van uw aan- en verkopen, zult u uw aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) en uw aangifte inkomstenbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede bedrijfsadministratie kunt u geen aanspraak maken op voordelige regelingen. Zoals de KOR of ook wel kleineondernemersregeling voor de btw, of de investeringsaftrek voor de inkomstenbelasting. Dit maakt het bewaren van de bedrijfs administratie zo belangrijk.

Welke administratie moet je bewaren?

Maar welke administratie moet je bewaren? De overheid hanteert een wettelijke bewaartermijn voor uw financiële administratie. Alle (digitale) gegevens die betrekking hebben op uw onderneming zijn onderdeel van de administratie. De volgende administratie moet je in ieder geval bewaren:

– Digitale boekhouding uit een softwarepakket;
– Bankafschriften (al dan niet digitaal ingelezen in uw softwareomgeving);
– Contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
– Agenda’s en afspraken die zijn gemaakt;
– Kasboek en Kassabonnen;
– Facturen die zijn ontvangen en kopieën van verzonden facturen;
– Gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie.

Computerprogramma’s en bestanden

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s software en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Klanten binnen ons kantoor hebben op elk gewenst moment de beschikking over hun digitale administratie. Mocht het nodig zijn kunnen we exports maken die makkelijk door de belastingdienst ingelezen kunnen worden en desgewenst kunnen we ook bijvoorbeeld een inspecteur na goedkeuring van de klant inzage geven op op die manier sneller de controle af te ronden.

Keurmerk Zeker Online boekhouden

Goede administratiesoftware helpt u om uw administratie op orde te hebben en zorgt dat uw gegevens 7 jaar beschikbaar blijven. Een betrouwbare administratie is de basis voor een goede bedrijfsvoering en belastingaangifte.
Voor administratiesoftware is in samenwerking met de overheid het keurmerk Zeker-Online voor boekhouden ontwikkeld. Als kantoor gebruiken we software die uitsluitend die keurmerk heeft. Op die manier weten onze klanten dat de software veilig en betrouwbaar is en geschikt is om gegevens mee te bewaren waar de Belastingdienst om vraagt.

Wettelijke bewaartermijn voor de financiële administratie

De wettelijke bewaartermijn voor de financiële administratie is afhankelijk van het soort gegevens:

– Basisgegevens (het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie, de loonadministratie, gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden): 7 jaar
– Gegevens onroerende zaken: 10 jaar
– Gegevens elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten: 10 jaar
– Andere gegevens: 7 jaar