Wanneer jaarrekening deponeren?

Hoewel de informatie voor onze klanten real time inzichtelijk is, is het maken van een jaarrekening een essentieel onderdeel van onze dienstverlening. De jaarrekening is namelijk een officieel document voor bijvoorbeeld de belastingdienst, KVK maar ook voor banken wanneer je een financiering aan wil vragen of die leaseauto op de zaak wil zetten.

De onderdelen van de jaarrekening

Een officieel jaarrekening geeft de prestaties, voornamelijk het financiële aspect, van een onderneming weer. Wat er in een jaarrekening moet staan, hangt af van de grootte van je bedrijf. De Kamer van Koophandel maakt op basis van drie criteria (balanstotaal, netto-omzet, gemiddeld aantal werknemers) een onderscheid tussen vier bedrijfsklassen: micro, klein, middelgroot en groot. In een jaarrekening zijn bij alle bedrijfsklassen de balans met toelichting en de winst- en verliesrekening van dat jaar opgenomen.

Bij de middelgrote en grote bedrijven wordt dit aangevuld met het jaarverslag van het bestuur van de onderneming. Verder staat er een (register) accountantsverklaring in over de jaarrekening. Deze is registeraccountant verplicht voor de volgende bedrijven die twee jaar op rij voldoen aan twee van de volgende drie criteria:

– Een omzet van meer dan twaalf miljoen euro
– Een balanstotaal van meer dan zes miljoen euro
– Meer dan vijftig werknemers (in FTE’s) in dienst

Wanneer jouw bedrijf niet aan deze criteria voldoet, dan mag je de jaarrekening zelf doen of via een boekhouder. Let wel op: de jaarrekening moet zeven jaar bewaard worden voor de Belastingdienst en moet voldoen aan de wettelijke eisen die de belastingdienst daaraan stelt. Het is daarom aan te bevelen dat de boekhouder dit voor zijn of haar rekening neemt.

Klanten van Practical krijgen automatisch een jaarrekening omdat we als kantoor elke maand al meekijken met de ondernemer en deze voorzien van feedback.

Wie moet de jaarrekening deponeren?

Er is veel onduidelijkheid over welke ondernemer nu wel of niet zijn jaarrekening moet deponeren bij de KvK. In deze blog zetten we uiteen wie wel en wie niet verplicht is om zijn jaarrekening te deponeren. Er is namelijk wet- en regelgeving die gaat over de externe verslaggeving welke is vastgelegd in Titel 9 Burgerlijk Wetboek 2.

De volgende rechtspersonen die wel een jaarrekening moeten deponeren zijn:

– Besloten vennootschap (BV)
– Naamloze vennootschap (NV)
– Coöperatie
– Onderlinge waarborgmaatschappij
– Banken
– Vennootschap onder firma (VOF) en Commanditaire vennootschap (CV), waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn
– Formele buitenlandse vennootschap
– Verenigingen en stichtingen met een onderneming die in twee opeenvolgende boekjaren minimaal 4,4 miljoen euro per jaar omzetten
– Buitenlandse rechtspersoon met vestigingen in Nederland die in hun eigen land ook een jaarrekening moeten publiceren. Zij moeten een jaarrekening deponeren die overeenkomt met de jaarrekening in hun eigen land
– Ondernemingen die onder de Wet op de formeel buitenlandse vennootschappen vallen. Zij moeten twee jaarrekeningen deponeren: één volgens de Nederlandse regels en één volgens de regels hun eigen land

Voor veel ‘kleinere’ ondernemers, natuurlijke personen, geldt de plicht tot het deponeren van de jaarrekening niet. Dit is bijvoorbeeld het geval bij:

– VOF (indien niet alle beherende vennoten buitenlandse kapitaal vennoten zijn)
– Eenmanszaak
– ZZP

Voor rechtspersonen zoals een BV is het deponeren van een jaarrekening verplicht voor de Nederlandse wet. Met als voornaamste reden dat van onder andere elke BV, NV en coöperatie het financieel overzicht openbaar en inzichtelijk moet zijn voor iedereen die er geïnteresseerd is.

Overige gegevens op de jaarrekening

Dit is afhankelijk van de onderneming, de grootte ervan en het aantal medewerkers. Elke rechtspersoon die verplicht een jaarrekening deponeert, moet hierin sowieso een balans en een toelichting opnemen. Middelgrote en grote rechtspersonen moeten ook een winst- en verliesrekening opnemen. Een kleine rechtspersoon hoeft in de toelichting alleen maar aan te geven hoeveel mensen er werkzaam zijn binnen het bedrijf en hoe de balans is opgesteld. Grote rechtspersonen moeten een uitgebreidere toelichting geven. Zo moet er in de toelichting onder andere staat hoeveel de directieleden krijgen betaald voor hun werkzaamheden. Grotere ondernemingen moeten onder andere ook een jaarverslag en een controleverklaring deponeren.

Fiscale jaarrekening en commerciële jaarrekening

Naast een commerciële jaarrekening is er ook een fiscale jaarrekening. Dit maakt het net een beetje complexer. De fiscale jaarrekening is in dit geval alleen voor de fiscus en is bedoeld om de winst van de onderneming te berekenen.

Deze winst gebruikt de fiscus vervolgens om de inkomsten- of vennootschapsbelasting te berekenen. Ondernemers willen natuurlijk over het algemeen de winst zo laag mogelijk houden. Vaak zien we dat ondernemers zaken als afschrijvingen en investeringen op de balans vermelden welke de fiscale winst verminderen.

Dit zijn echter zaken die we niet terug zullen zien bij de “normale” of bedrijfseconomische (commerciële) jaarrekening. Deze balans in deze jaarrekening heeft namelijk als doel een beeld te geven over de gang van zaken van de onderneming vanuit bedrijfseconomisch oogpunt. Er wordt geen rekening gehouden met fiscale faciliteiten. Deze jaarrekening wordt vaak gebruikt bij (her)financiering of verkoop van de onderneming.

Wanneer je als ondernemer van je accountant een fiscale jaarrekening ontvang in combinatie met een regulier jaarrekening is het verschil tussen deze twee jaarrekeningen de ‘stille reserves’. Het gaat hier vaak om overwaardes in het bedrijfspand, het machinepark en de voorraden. Een voorbeeld hiervan is een bedrijfspand dat voor 400.000 euro op de balans staat weergegeven (aanschafwaarde min de afschrijvingen) en dat een economische waarde van 1.000.000 euro heeft. De stille reserve bedraagt 600.000. Deze meerwaarde wordt bij verkoop wel belast door de fiscus.

Hoe deponeer ik een jaarrekening?

Als ondernemer heb je de plicht om te deponeren maar dat kan op verschillende manieren. Dit hangt va factoren af zoals de bedrijfsgrootte. Er zijn voor micro en kleine ondernemingen drie verschillende manieren om je jaarrekening te deponeren:

– Via de onlineservice ‘zelf deponeren jaarrekening’ op de site van de KvK: zoals de naam al verraadt: je kunt hiermee zelf online je jaarrekening deponeren
– Via je financieel intermediair oftewel boekhouder: Het opstellen en/of deponeren van de jaarrekening kun je overlaten aan je boekhouder of accountant. Deze kan de jaarrekening deponeren via Standard Business Reporting (SBR).
– Met je eigen software (via SBR). De meeste boekhoudprogramma’s zijn geschikt voor het deponeren van de digitale jaarrekening met SBR. Je hebt naast de software ook een PKIoverheidservices-certificaat nodig, waarmee je je jaarrekening kunt deponeren via de Digipoort.

Veel ondernemers denken dat de Kamer van Koophandel ook nog een keer de jaarrekening controleert… dit is echter een misvatting. Na het indienen (deponeren) van de jaarrekening controleert de Kamer van Koophandel een gedeponeerde jaarrekening niet op inhoud. Je bent als ondernemer te allen tijde verantwoordelijk voor de inhoud hiervan.

Wanneer moet je de jaarrekening deponeren?

Bij wet is geregeld dat je als onderneming binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar als bestuur de jaarrekening dient op te maken en moet voorleggen aan de aandeelhouders. De aandeelhouders kunnen het bestuur maximaal vijf maanden (vanaf het afgelopen boekjaar) uitstel verlenen als er bijzondere omstandigheden zijn. Wanneer er sprake is van uitstel stuur je een voorlopige jaarrekening op.

Het vaststellen van de jaarrekening

De aandeelhouders hebben vervolgens twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, is dit tot en met 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit dus tot en met 31 december van hetzelfde jaar. Vervolgens moet de vastgestelde jaarrekening binnen acht dagen na de vaststelling worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Je kunt checken of het deponeren is gelukt door naar de site van de Kamer van Koophandel te gaan en je KvK-nummer in te voeren.

Let op: Als ondertekening meteen leidt tot vaststelling, dan vervallen de twee maanden die de aandeelhouders de tijd hebben om de jaarrekening vast te stellen en moet er binnen tien maanden en acht dagen na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn. Dit betekent dat bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar je uiterlijk 8 november je jaarrekening kan deponeren.

Het te laat deponeren van de jaarrekening, wat nu?

Wanneer je de jaarrekening niet of te laat deponeert, kan de Belastingdienst je een boete opleggen. Volgens de wet maak je je namelijk schuldig aan een economisch delict waarop je een geldboete kan krijgen die kan oplopen tot bedragen van rond de tienduizend euro. Daarnaast lopen de bestuurders en commissarissen het risico, in het geval van een faillissement van de rechtspersoon, dat zij persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. In dit geval kunnen eventuele schuldeisers recht maken op het privévermogen van deze bestuurders en commissarissen.

Jaarrekening opstellen: de kosten

De kosten voor het opstellen van een jaarrekening verschillen nogal. Je kunt het helemaal zelf doen, maar het kan snel tijdrovend en ingewikkeld zijn. Bovendien houdt het balansen je van je ‘echte’ werk af.

Voor klanten van Practical zit het in de dienstverlening inbegrepen. Wat we vaak als kantoor terugzien is dat wanneer klanten betrokken zijn bij hun cijfers het werk voor ons als kantoor een stuk eenvoudiger maakt en dus niet veel hoeft te kosten.  Daar komt bij dat we gebruik maken van slimme softwaretoepassingen waardoor onze klanten in het jaar zelf al kunnen bijsturen mocht dat nodig zijn. Wij vinden het namelijk niet meer van deze tijd dat je in een half jaar na de jaarafsluiting nog een keer terug gaat kijken hoe het voorgaande jaar is geweest. Wij pleiten er dan ook voor om te streven naar real time informatie en te zorgen dat we elke maand onze klanten voorzien van feedback zodat er in januari in principe een concept jaarrekening klaarligt.