Je boekhouding de eerste twee maanden gratis! Stap vandaag nog over

2 maanden gratis boekhouding? Stap vandaag nog over

* Geldig als je voor 1 april 2022 overstapt.

* Geldig als je voor 1 april 2022 overstapt.

Wat is de werkkostenregeling?


De werkkostenregeling (WKR) werd op 1 januari 2011 ingevoerd om een overzichtelijker systeem voor vergoedingen en verstrekkingen te bieden. Vanaf 2015 moeten werkgevers verplicht de WKR gebruiken bij het aanbieden van onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers.

Binnen onze dienstverlening markeren we in de administratie al zelf wat binnen deze WKR valt en welke kosten aangewezen worden. Onze medewerkers houden je gedurende het jaar op de hoogte om zo tegen het einde van het jaar optimaal te profiteren waar dat mogelijk is. Het is echter altijd van belang dat je als ondernemer de voordelen die je in de WKR onder wil brengen, vooraf aanwijst en zelf ook nog een keer goed controleert om zo een eventuele naheffing van de Belastingdienst te voorkomen.

Vrije ruimte WKR voor vergoedingen aan personeel

De werkkostenregeling (WKR) stelt je als werkgever in staat onbelaste verstrekkingen/vergoedingen te geven. Deze hoeven niet werkgerelateerd te zijn, er gelden namelijk geen voorwaarden aan vergoedingen die binnen de vastgestelde marge – de vrije ruimte WKR – vallen. We gaven eerder al een uitgebreide beschrijving van de verruimde werkkostenregeling. Enkele voorbeelden:

  • Kinderopvang op de werkplek
  • Personeelsfeesten
  • Vergoedingen voor thuiswerken (zoals apparatuur, bureaustoel, consumpties)
  • Kerstpakketten
  • Elektronica zoals een telefoon of tablet
  • Bedrijfsfitness
  • Gereedschap
  • Geldbedragen zoals gratificaties en bonussen

De hoogte van de vrije ruimte is afhankelijk van de loonsom, oftewel het totaal van lonen en sociale premies van al het personeel. In 2020 en 2021 is de vrije ruimte verruimd vanwege corona. In 2022 zijn de percentages:

€ 0 – 400.000: 1,7%
> € 400.000: 1,18%

Dus stel dat de loonsom € 500.000 bedraagt, dan is de vrije ruimte in 2022 € 6.800 + € 1.180 = € 7.980. Dit bedrag kan belastingvrij ingezet worden als vergoedingen voor personeel.

Van WKR vrijgestelde kosten

Bepaalde vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte, de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:

  • Verstrekte reiskosten tot € 0,19 per km
  • Abonnementen voor het openbaar vervoer
  • Maaltijden met een zakelijke relatie
  • Het bieden van maaltijden bij overwerk
  • Verhuiskosten vanwege het werk
  • Aanvragen van verklaring omtrent gedrag (VOG)
  • (Om)scholing

Geschenken aan medewerkers van maximaal €25 voor bijv. een verjaardag komen ook niet ten laste van de vrije ruimte.

Extra vrijstellingen onder het noodzakelijkheidscriterium

Bepaald materiaal en apparatuur hebben werknemers nodig voor het uitvoeren van het werk, zoals gereedschap, een smartphone of een tablet. Als je kunt aantonen dat de voorziening noodzakelijk is bij het uitvoeren van werk, dan vallen deze kosten ook onder de gerichte vrijstelling. De vrije ruimte voor andere vergoedingen in de werkkostenregeling wordt dan niet aangesproken. Het maakt dan niet uit in hoeverre werknemers deze zaken privé gebruiken.

Kosten die onder de nihilwaardering WKR vallen

Dan zijn er nog kostenposten die onder de zogenaamde nihilwaardering WKR vallen. Die hoef je dus ook niet mee te tellen in de werkkostenregeling. Het gaat bijvoorbeeld om:

  • Verstrekken van werkkleding
  • Gratis koffie en thee op het werk

De Belastingdienst heeft een zeer gedetailleerd overzicht van welke kosten onder de werkkostenregeling en welke kosten onder de nihilwaardering vallen. Het overzicht tref je aan op de website van de Belastingdienst (zie hoofdstuk 22 voor de WKR).

Toepassing concernregeling WKR

Elke werkgever moet zijn eigen WKR-administratie voeren. Elke werkgever heeft dan ook zijn eigen vrije ruimte. Als er meerdere werkgevers zijn binnen een organisatie, dan kunt u onder voorwaarden gebruikmaken van de concernregeling. Het concern kan dan de vrije ruimte van alle bv’s bij elkaar optellen, zodat een collectieve vrije ruimte ontstaat. Dit kan voordelig zijn als een vrije ruimte van een werkgever tekort zou schieten en een andere werkgever vrije ruimte over zou houden.

Meer weten over de werkkostenregeling?

Door slim om te gaan met de werkkostenregeling kun je optimaal fiscaal voordeel behalen. Wil je meer weten over de werkkostenregeling? Onze fiscaal en salarisadviseurs helpen u graag. Neem gerust contact met ons op.

Vragen over de werkkostenregeling?