Wat is de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling (WKR) is al sinds 1 januari 2015 verplicht voor alle
werkgevers, maar blijft een ingewikkelde regeling. Er zijn veel verschillende
soorten vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers die je als werkgever kan doen. Welke zijn belast en welke onbelast? Hoe zit het nou precies met
parkeerbonnen, geschenken, cursussen en personeelsfeestjes? Het is veel werk om te zorgen dat dit allemaal op juiste manier in de WKR wordt toegewezen. In deze blog gaan wij dieper in op de WKR. We leggen uit welke regels er zijn en hoe we als kantoor voor onze klanten inzicht kunnen geven in hun WKR rapportage aangezien dit standaard in onze dienstverlening zit.
Inhoudsopgave
- 1. Wat houdt de werkkostenregeling in?
- 2. WKR Intermediaire kosten
- 3. Gerichte vrijstelling in de WKR
- 4. Nihilwaardering
- 5. Vrije ruimte
- 6. De werkkostenregeling (WKR) en je administratie binnen Practical
1. Wat houdt de werkkostenregeling in?
De WKR is in beginsel alles wat je als werkgever aan een
werknemer verstrekt of vergoedt belastbaar loon. Maar gelukkig zijn er in de WKR veel uitzonderingen gemaakt zodat niet alle vergoedingen en verstrekkingen belast zijn.
1.1 Vrije ruimte WKR 2022
Centraal in de WKR staat de vrije ruimte. De vrije ruimte WKR in 2022 bedraagt 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom. Het bedrag van de vrije ruimte mag je besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Hier betaal je dus geen loonbelasting over. Als je over de vrije ruimte heen gaat, betaal je een eindheffing van 80 procent over het overschrijdende bedrag.
Maar gaan alle vergoedingen en verstrekkingen ten koste van de vrije ruimte? Nee, er zijn gelukkig nog andere mogelijkheden. Als je als werkgever iets aan je werknemer vergoedt/verstrekt, zijn er vier mogelijkheden in de WKR. De vergoeding wordt gezien als:
1. Intermediaire kosten;
2. Gerichte vrijstelling;
3. Nihilwaardering;
4. Kosten die aan de vrije ruimte worden toegewezen. Bij overschrijding van de
vrije ruimte is er 80%-eindheffing verschuldigd.
1.2 Werkkostenregeling 2022: belangrijke ontwikkelingen
In de werkkostenregeling 2022 zijn er een aantal belangrijke ontwikkelingen, namelijk:
- Als gevolg van de coronacrisis werd de vrije ruimte in de werkkostenregeling
voor 2020 en 2021 tijdelijk verhoogd van 1,7 procent naar 3 procent voor de
eerste €400.000 van de totale fiscale loonsom. Voor 2022 vervalt deze
verhoging en is het teruggebracht naar 1,7 procent. - Werkgevers kunnen vanaf 1 januari 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding
bieden van maximaal 2 euro per dag. Deze vergoeding is bedoeld om kosten
te compenseren die worden gemaakt tijdens het thuiswerken. Denk hierbij
aan: koffie, water- en elektriciteitsverbruik, verwarming en toiletpapier. - De onbelaste reiskostenvergoeding blijft gewoon voortbestaan. Per werkdag
moet wel gekozen worden of er een onbelaste thuiswerkvergoeding óf een
onbelaste reiskostenvergoeding wordt betaald. Het is niet toegestaan om
beide gericht vrijgestelde vergoedingen toe te passen op dezelfde werkdag.
Het kiezen van een standaard aantal vaste kantoor- of thuiswerkdagen met de
werknemer kan hiervoor een oplossing bieden. Alleen bij structurele wijziging
van deze verdeling dient de verdeling van de vergoeding ook aangepast te
worden. Een incidentele wijziging maakt niet uit. - Het is wél toegestaan om een thuiswerkvergoeding op dezelfde dag te
combineren met een onbelaste reiskostenvergoeding naar een ander adres
dan kantoor. - In heel 2021 was het nog toegestaan om thuiswerkdagen als reisdagen aan te
merken. Alle onbelaste reiskostenvergoedingen die op basis van het
reispatroon voor 13 maart 2020 waren vastgesteld, mochten tot 1 januari
2022 doorlopen. Vanaf 2022 is het dus belangrijk om de verdeling tussen
thuiswerk- en reisdagen opnieuw vast te stellen en de onbelaste
reiskostenvergoeding daar eventueel op aan te passen. - Vanaf 2022 geldt er alleen nog een gerichte vrijstelling voor een verplichte
arbovoorziening. Niet meer voor een niet-verplichte arbovoorziening.
2. WKR Intermediaire kosten
De WKR intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer voor de werkgever heeft gemaakt. De werknemer heeft de kosten dus voorgeschoten. Bijvoorbeeld als de werknemer een zakelijke lunch betaalt, maar denk ook aan parkeerkosten van een auto van de zaak of een relatiegeschenk dat de werknemer voorschiet. De werknemer declareert vervolgens deze kosten bij de werkgever. Deze vergoedingen worden niet gezien als loon en komen dus ook niet ten laste van de vrije ruimte.
Maar let op: als de werknemer iets voorschiet wat vervolgens aan hemzelf ter
beschikking wordt gesteld, geldt dit als loon en geldt deze regel dus niet. In dat geval moeten de voorgeschoten kosten ten laste komen van de vrije ruimte, als er geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering van toepassing is.
3. Gerichte vrijstelling in de WKR
Er is een gerichte vrijstelling in de WKR vastgesteld door De Belastingdienst. Hierdoor zijn bepaalde vergoedingen en verstrekkingen gericht vrijgesteld. Deze gerichte vrijstellingen kan de werkgever dus ook onbelast vergoeden en gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Onder gerichte vrijstellingen in de WKR, vallen onder andere de volgende zaken:
- Kosten voor woon- en werkverkeer (max. €0,19 per kilometer);
- Treinkaartjes;
- Zakelijke overnachtingen;
- Maaltijden met een zakelijk karakter, zoals bij overwerk en koopavonden;
- Kennis en vaardigheden: cursussen, seminars, opleidingen en vakliteratuur;
- Noodzakelijke voorzieningen, zoals laptops, die ter beschikking worden gesteld aan de werknemer;
- Verplichte arbovoorzieningen;
- Een verhuizing vanwege de dienstbetrekking (op minimaal 25 kilometer van
werk); - Hulpmiddelen die de werknemer ook buiten de werkplek kan gebruiken en die
hij voor 90% of meer zakelijk gebruikt; - Extra kosten verbonden aan thuiswerken;
- Vergoeding voor het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).
3.1 Werkelijke reiskosten auto
Voor reiskosten met de eigen auto geldt een gerichte vrijstelling voor max. €0,19 per kilometer. Reiskosten met de eigen auto worden geacht vergoed te worden met deze kilometervergoeding. Dit betekent dat er geen gerichte vrijstelling geldt voor het vergoeden van bijv. parkeerkosten en benzinekosten van de eigen auto. Die worden geacht vergoed te worden in de kilometervergoeding.
Als iemand werkelijke reiskosten van de eigen auto declareert, is dit loon van de
werknemer maar mag de vergoeding ook aan de vrije ruimte worden toegewezen. Wij adviseren dus gebruik te maken van de kilometervergoeding als de werknemer reiskosten maakt met de eigen auto.
Bij het gebruik van een auto van de zaak is een vergoeding van werkelijke reiskosten géén loon van de werknemer maar een vergoeding van intermediaire kosten. Het onderscheid tussen een eigen auto en een auto van de zaak is dus belangrijk in de WKR.
3.2 Maaltijden
Er geldt een gerichte vrijstelling voor maaltijden met een zakelijk karakter. In de
volgende situaties is er sprake van een zakelijk karakter:
- De maaltijd is genoten met een zakelijke relatie;
- De maaltijd is genoten tijdens een dienstreis. Met een dienstreis wordt bijv.
een overnachting in Nederland om zakelijke redenen bedoeld of een reis naar
een congres of het buitenland. Een maaltijd voor alleen de medewerker tijdens
een ritje naar de klant valt hier niet onder en is slechts gericht vrijgesteld als
het gaat om een ambulante medewerker:- Een werknemer is ambulant als hij naar steeds verschillende
arbeidsplaatsen reist. - Een werknemer is ook ambulant als hij doorgaans op ten minste 1 dag
per week heen en weer reist naar dezelfde arbeidsplaats en hij dat doet
op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium);
- Een werknemer is ambulant als hij naar steeds verschillende
- Je begint vóór 17:00 met werken en stopt pas na 20:00 uur met werken.
Maaltijden die in deze situatie tussen 17:00 en 20:00 uur zijn genoten hebben
een zakelijk karakter; - De maaltijd is genoten tijdens al dan niet verwacht overwerk of werk op
koopavonden; - De maaltijd is genoten tijdens therapeutisch mee-eten;
- De maaltijd is genoten tijdens werkzaamheden aan boord van vliegtuigen,
schepen, boorplatforms of kermiswagens; - De maaltijd is genoten tijdens werkzaamheden op niet-permanente locaties,
zoals bij het werk van wegenbouwers, bouwvakkers en medewerkers van een
filmcrew; - De maaltijd is genoten met collega’s tijdens een werkoverleg. Wij adviseren
dat je dan een agenda of notulen kan overleggen bij een eventuele controle
van de Belastingdienst.
Als er geen sprake is van een maaltijd met een zakelijk karakter, is de maaltijd
belastbaar loon van de werknemer. De maaltijd kan ook aan de vrije ruimte worden toegewezen. In deze situatie kan worden gekozen tussen de werkelijke kosten of €3,35 per maaltijd.
Het is ook mogelijk om een vaste bijtelling van €3,35 per maaltijd bij het bruto loon van de werknemer bij te tellen. Dan hoef je de vrije ruimte niet te benutten voor deze maaltijden.
3.3 Kennis en vaardigheden
Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden/verstrekken van:
- cursussen, congressen, trainingen, coachingstrajecten, vakliteratuur en
dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden
die nodig zijn voor het werk, inschrijving in een beroepsregister en
outplacement; - studie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en
procedures tot erkenning van verworven competenties (evc-procedures). Drie
voorwaarden zijn:- De studiekosten worden niet al door een ander vergoed.
- De studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de
toekomst. - De werkgever heeft de vergoeding verstrekt of toegezegd vóór het
einde van het kalenderjaar waarin de kosten worden gemaakt.
Als een studiedag met verschillende activiteiten wordt georganiseerd, kunnen de
kosten gesplitst worden in:
- de kosten van activiteiten met vooral een zakelijk karakter. De gerichte
vrijstelling voor het bovenstaande, maaltijden met een zakelijk karakter en
tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking kunnen dan gelden; - de kosten van activiteiten met vooral een consumptief karakter. De regels
voor het personeelsfeest zijn van toepassing (zie hieronder).
Geadviseerd wordt om deze splitsing op duidelijke wijze vast te leggen.
3.4 Personeelsfeest
Hoe consumpties en maaltijden voor een personeelsfeest in de WKR behandeld
moeten worden, is afhankelijk van de locatie van het feest:
- feest op de werkplek:
Voor verstrekte consumpties geldt een nihilwaardering. Voor maaltijden dient het normbedrag van €3,35 per maaltijd tot het
loon te worden gerekend. Dit mag ook aan de vrije ruimte worden
toegewezen. Alle overige kosten, zoals versiering of een optreden, zijn
onderdeel van het feest en vallen onder een nihilwaardering. - feest op externe locatie bij een derde:
Deze feesten zijn loon van de werknemer maar mogen ook aan de vrije ruimte
worden toegewezen. Het gaat om de totale kosten inclusief btw. Er is geen
gerichte vrijstelling of nihilwaardering aan de orde. Voor deze maaltijden geldt
geen normbedrag.
Als een externe activiteit vooral van een zakelijk karakter is en het feestelijk karakter niet meer dan bijkomstig is, hoeven de totale kosten van de activiteit niet gesplitst te worden in zakelijke en consumptieve kosten. De consumpties zijn dan gericht vrijgesteld.
3.5 Noodzakelijke voorzieningen
Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen,
laptops, telefoons en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan de volgende voorwaarden:
- De voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is
voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking
(noodzakelijkheidscriterium). Voor bestuurders en commissarissen moet de
voorziening gebruikelijk zijn voor de behoorlijke uitoefening van de
dienstbetrekking; - De werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze
voorziening aan de werkgever moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft
voor de dienstbetrekking; - De voorziening geen onderdeel uitmaakt van een cafetariaregeling.
Eventueel privévoordeel van deze voorzieningen hoeft niet tot het loon te worden
gerekend.
Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen ook vrijgesteld zijn. Als de werknemer een 3-in-1-pakket heeft, dan moet het deel van de factuur bepaald worden dat voor de internetaansluiting is. Eventueel moet worden nagegaan wat de provider zou rekenen voor een internet-only abonnement.
Een andere gerichte vrijstelling geldt voor hulpmiddelen die de werknemer ook buiten de werkplek kan gebruiken en die hij voor 90% of meer zakelijk gebruikt.
3.6 Arbovoorzieningen
Verplichte arbovoorzieningen zijn gericht vrijgesteld. Het maakt niet uit of de
werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. Denk bijv. aan een
ergonomisch verantwoorde bureaustoel of een beeldschermbril.
De arbovoorzieningen moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:
- De voorzieningen vloeien voor de werkgever rechtstreeks voort uit de
Arbeidsomstandighedenwet. Het gaat dan kort gezegd om voorzieningen die
zorgen voor de veiligheid en gezondheid van de werknemer. - De werknemer gebruikt of verbruikt de voorzieningen op de (thuis)werkplek
(geheel of gedeeltelijk) of op een plaats waar de werkgever uitvoering geeft
aan de Arbeidsomstandighedenwet. - De werkgever brengt geen kosten ten laste van de werknemer.
Sinds 2022 geldt de regel dat de arbovoorziening verplicht moet zijn. Een niet-
verplichte arbovoorziening kan aan de vrije ruimte worden toegewezen.
4. Nihilwaardering
Bepaalde voorzieningen die een medewerker op de werkplek gebruikt, kunnen als nihilwaardering worden aangewezen. Kosten die vallen onder een nihilwaardering, komen ook niet ten laste van de vrije ruimte. Belangrijke voorbeelden van nihilwaarderingen zijn:
- Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een volledige
maaltijd. Bijv. koffie, fruit, koekje, cup a soup. Zodra het kan worden gezien als
een maaltijd, moet er bepaald worden of de gerichte vrijstelling voor
maaltijden met een zakelijk karakter van toepassing is; - Werkkleding;
- Voorzieningen op de werkplek, zoals een bureau, vaste computer,
kopieermachine of een fitnessruimte. Deze nihilwaardering kan onder
bepaalde voorwaarden ook gelden voor voorzieningen op de werkplek thuis.
4.1 Werkkleding
Als je werkkleding vergoedt of verstrekt aan de medewerker, dan geldt er geen
nihilwaardering en is het loon van de werknemer. Maar het is wel mogelijk om deze vergoeding of verstrekking aan de vrije ruimte toe te wijzen.
Voor het ter beschikking stellen van werkkleding aan een werknemer kan een
nihilwaardering gelden. Dan moet aan 1 van de volgende voorwaarden voldaan
worden:
- De kleding is (bijna) alleen geschikt om tijdens het werk te dragen, zoals een
laboratoriumjas en een stofjas. - Op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen
bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een
oppervlakte van ten minste 70 cm² per kledingstuk. De oppervlakte berekent u
met een denkbeeldige rechthoek om de uiterste punten van het logo. - De kleding blijft aantoonbaar achter op de werkplek.
- De kleding is een uniform of een overall. Als een groep werknemers dezelfde
kleding draagt, die ook buiten de werkomgeving wordt geassocieerd met een
bedrijf of beroep, dan is die kleding een uniform. - U vergoedt, verstrekt of stelt de kleding ter beschikking omdat de
Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, zoals een paar
veiligheidsschoenen. De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen.
Als de kleding niet aan 1 van de voorwaarden voldoet, is de waarde van de kleding loon van de werknemer. Maar dit mag aan de vrije ruimte worden toegewezen. Als er een nihilwaardering voor de kleding van toepassing is, mogen de reinigingskosten onbelast vergoed worden. Een vergoeding van deze kosten is een vergoeding voor intermediaire kosten.
4.2 Voorzieningen op de werkplek thuis
De nihilwaardering voor voorzieningen op de werkplek kan ook gelden voor
voorzieningen op de werkplek thuis als aan alle volgende voorwaarden wordt
voldaan:
- De ruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning: de ruimte heeft
bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair. - De werkgever heeft met de werknemer een (reële) zakelijke
huurovereenkomst, waardoor alleen de werkgever over de ruimte beschikt. - De werknemer werkt in die ruimte.
Als er niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, is er geen sprake van een
nihilwaardering. Voor de voorziening op de werkplek thuis kan mogelijk wel een
gerichte vrijstelling van toepassing zijn:
- Zie de twee gerichte vrijstellingen bij Noodzakelijke voorzieningen
- Arbovoorzieningen in de werkruimte thuis zijn gericht vrijgesteld als:
- die arbovoorzieningen rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet;
- de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt of verbruikt in
de werkruimte; - de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt.
5. Vrije ruimte
Alle vergoedingen/verstrekkingen die niet in één van bovenstaande categorieën
vallen, dienen ten laste te komen van de vrije ruimte. Als je ze niet aan de vrije ruimte toewijst, zijn ze belastbaar loon voor de werknemer. Bekende voorbeelden van dergelijke kosten zijn maaltijden zonder een zakelijk karakter, personeelsuitjes,onbelaste bonus en kerstpakketten.
De vrije ruimte wordt bepaald op basis van:
- 1.7% van de fiscale loonsom t/m €400.000; plus
- 1,18% van het restant van de fiscale loonsom.
De vergoedingen/verstrekkingen zijn onbelast zolang het limiet van de vrije ruimte niet wordt overschreden. De vrije ruimte kan dus een waardevol fiscaal voordeel zijn voor een onderneming.
Per werknemer mag in totaal maximaal 2.400 euro per jaar aan de vrije ruimte
worden toegewezen. Als de werkgever dit normbedrag overschrijdt, zal de
Belastingdienst aan de werkgever vragen om de gebruikelijkheid van de toewijzingen te verantwoorden. Een bedrag van max. 2.400 euro wordt in ieder geval als gebruikelijk gezien door de Belastingdienst.
Als het limiet van de vrije ruimte wordt overschreden, is er 80% eindheffing
verschuldigd over het overschrijdende bedrag. Een eventuele eindheffing komt
volledig voor de rekening van de werkgever en moet uiterlijk worden opgenomen in de loonaangifte van februari van het volgende jaar.
6. De werkkostenregeling (WKR) en je administratie binnen Practical
Hoe kan Practical waarde leveren voor haar klanten als het gaat om de WKR? Voor elke klant maken wij gebruik van een zogenoemde WKR-tool. In die tool
berekenen wij de vrije ruimte en geeft het een specifieke groep grootboekrekeningen weer. Wij kunnen vervolgens die grootboekrekeningen langs gaan en vervolgens aan elke boeking een WKR-label toewijzen:
- Intermediaire kosten;
- Nihilwaardering;
- Gerichte vrijstelling;
- Vrije ruimte;
- Niet WKR-gerelateerd.
Door de boekingen zorgvuldig te doorlopen en eventuele vragen aan de klant te
stellen, kunnen wij zorgen dat iedere boeking op de juiste manier in de WKR wordt behandeld. Hoe meer informatie de klant levert die relevant kan zijn voor de WKR, hoe sneller en beter wij deze dienst voor de klant kunnen uitvoeren.
6.1 WKR rapportage
En wat is het eindproduct? Een overzichtelijke rapportage, die wordt gegenereerd aan de hand van ons werk in de WKR-tool. In de rapportage ziet de klant eerst duidelijk hoe hoog de vrije ruimte is, in welke mate die is gevuld en hoeveel kosten zijn toegewezen aan iedere WKR-categorie.
Vervolgens ziet de klant per WKR-categorie een gedetailleerde uiteenzetting van de boekingen die aan die WKR-categorie zijn toegewezen. Op die manier kan hij
gemakkelijk controleren of de kosten juist zijn toegewezen en kan hij aan ons
aangeven als hij het niet eens is met hoe bepaalde kosten zijn toegewezen. Kosten die zijn toegewezen als “Niet WKR-gerelateerd” verschijnen niet in de rapportage.
Practical kan periodiek voor de klant de WKR checken en een rapportage aanleveren. Dit levert op meerdere manieren waarde voor de klant:
- Als hij door de rapportage weet dat hij als bedrijf ruim onder het limiet van de
vrije ruimte zit, weet hij dat hij voor een bepaald bedrag aan vrije ruimte over
hebt om te besteden aan onbelaste verstrekkingen/vergoedingen aan
personeel. Dan kan hij gebruik maken van het fiscale voordeel. - Als hij door de rapportage weet dat hij dichtbij het limiet van de vrije ruimte
zit, weet hij dat hij zorgvuldig moet omgaan met onbelaste
verstrekkingen/vergoedingen aan personeel voor de rest van het jaar. Als hij
het jaar eindigt met een overschrijding van de vrije ruimte, is het bedrijf 80%
eindheffing verschuldigd over de overschrijding.
Na afloop van het jaar levert Practical in het begin van het daaropvolgende jaar een definitief WKR-rapportage van het jaar daarvoor. Daaruit wordt duidelijk of er 80% eindheffing verschuldigd is of niet. Zo ja, dan moet die eindheffing uiterlijk worden meegenomen in de loonaangifte van februari.
Vragen over de werkkosten
regeling?
