Salarisadministratie

Bent u klaar voor 2019?

Werkkostenregeling

Heeft u zicht op uw resterende vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR)? Standaard bieden wij u een overzicht van de bij ons bekende kosten voor de WKR. Hierdoor kunt u in een oogopslag zien wat uw resterende vrije ruimte voor 2018 is.

Staan nog niet alle kosten in het overzicht? Neemt u dan even contact met ons op. Mocht u toch nog vrije ruimte over hebben voor 2018, let dan wel op. Het is namelijk niet mogelijk om deze resterende ruimte mee  te nemen naar 2019. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om uw werknemers nog een onbelaste vergoeding of verstrekking te geven.

Whk-premie 2019

Als het goed is heeft u van de belastingdienst de beschikking voor de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk) 2019 ontvangen. Mocht dit niet het geval zijn, raden wij u aan om de belastingdienst zo spoedig mogelijk te verzoeken voor een kopie van deze beschikking. Deze beschikking en de bijbehorende Whk-premies zijn voor ons nodig om de berekeningen vanaf januari 2019 juist uit te voeren.

Voor de premie die uw onderneming volgend jaar moet betalen voor de Whk is het van groot belang of uw onderneming wordt gezien als een kleine, middelgrote of grote werkgever. Kleine werkgevers betalen alleen de sector premie. Grote werkgevers betalen een individuele premie die geheel gebaseerd is op de instroom in de ZW en WGA. Middelgrote werkgevers betalen een combinatie van beide premies. Wij verzoeken u dan ook, wanneer u dat nog niet heeft gedaan, om ons deze beschikking toe te sturen.

Bewaarplicht

Een voordeel van de jaarwisseling is dat u dan weer een deel van uw salarisadministratie kunt weggooien. U bent als werkgever verplicht om uw salarisadministratie zeven jaar lang te bewaren. In deze zeven jaar kan de belastingdienst namelijk om inzage vragen. Na de zeven jaar mag u deze salarisadministratie vernietigen.

Let wel; de bewaartermijn van zeven jaar geldt niet voor uw gehele administratie!

Zo geldt er een afwijkende bewaartermijn voor loonbelastingverklaringen of formulieren met gegevens van de loonheffingen, kopieën van identiteitsbewijzen van werknemers en de gegevens van de studenten- en scholierenregeling. Deze moet u bewaren zolang het dienstverband duurt en daarna nog vijf jaar. Het termijn begint in het jaar nadat de dienstbetrekking is beëindigd.

Vernietigen

In 2019 mag u de genoemde gegevens dus vernietigen van werknemers van wie de dienstbetrekking vóór 1 januari 2014 is geëindigd. Daarnaast mag u op 1 januari 2019 de salarisadministratie van 2011 (en natuurlijk ook van de jaren ervoor) weggooien. Doet u dit wel zorgvuldig, zodat uw vertrouwelijke gegevens niet zomaar op straat komen te liggen.

Terug naar vorige pagina